Keşif hangi kaynaklardan beslenir?
Tek bir kaynak tam tablo vermez; kaynaklar birleştiğinde resim netleşir:
- Network ve web geçidi kayıtları: Hangi servise hangi hacimde erişildiği ve hangi kullanıcıların eriştiği görünür.
- Kimlik sağlayıcı kayıtları: Kurumsal hesapla giriş yapılan servisler listelenir; sahiplik için en sağlam kaynaktır.
- Uç nokta envanteri: Kurulan yardımcı uygulamalar ve tarayıcı eklentileri ortaya çıkar.
- Masraf ve satın alma kayıtları: Bireysel kartla alınan abonelikler bu kanaldan görünür.
- Ekip görüşmeleri: Kullanım amacı ve beklenti, kaydın sayısal tarafını tamamlar.
Kaynaklar tek tabloda birleştiğinde envanterin ilk sürümü ortaya çıkar.
Sahiplik ve veri sınıfı nasıl atanır?
Envanterdeki her satırın bir sahibi olur. Sahip, aracın hangi iş için kullanıldığını bilen ve kullanım kararını verebilecek kişidir; çoğunlukla ilgili birimin yöneticisidir. Sahipsiz satır zaman içinde güncelliğini yitirir, bu yüzden atama ilk turda tamamlanır.
Sahiplikle birlikte aracın hangi veriyle çalıştığı yazılır. Genel bilgiyle çalışan bir araç ile müşteri verisi ya da kaynak kod gören bir araç aynı kategoride değerlendirilmez. Veri sınıfı, sonraki adımdaki risk seviyesinin dayanağıdır.
Sahada envanterin en hızlı ilerlediği nokta kimlik sağlayıcı kayıtları oluyor. Kurumsal hesapla giriş yapılan servisler hem araç adını hem kullanıcıyı aynı kayıtta verdiği için sahiplendirme tek turda tamamlanıyor. Bu listeyi web geçidi kayıtlarıyla birleştirdiğimizde tablo birkaç gün içinde kullanılabilir hale geliyor ve ekip görüşmeleri bu somut liste üzerinden yürüyor.
Risk seviyesi neye göre verilir?
Risk, aracın gördüğü veriyle ve kullanım biçimiyle belirlenir. Değerlendirmede şu sorular sorulur:
- Hangi veri sınıfı işleniyor? Genel bilgi, iç kullanım bilgisi, kişisel veri ya da ticari sır.
- Veri nerede işleniyor ve saklanıyor? Ülke, bölge ve saklama süresi netleştirilir.
- Gönderilen veri model eğitiminde kullanılıyor mu? Sağlayıcının koşulları kayıt altına alınır.
- Çıktı hangi kararı etkiliyor? Yalnız taslak üreten bir kullanım ile karar destekleyen bir kullanım ayrışır.
- Kurumsal sözleşme seçeneği var mı? Sözleşmeli kullanım, bireysel kullanımdan farklı koşullar taşır.
Onaylı katalog ve gözden geçirme ritmi nasıl kurulur?
Değerlendirmeyi geçen araçlar onaylı katalogda toplanır. Katalog, her araç için kullanım amacını, izin verilen veri sınıfını ve sahibini gösterir. Çalışan bir ihtiyaç duyduğunda önce bu kataloğa bakar; aradığını bulduğunda alternatif arayışı doğal olarak azalır.
Envanter canlı bir kayıttır. Aylık gözden geçirmede yeni görülen servisler eklenir, kullanılmayanlar sadeleştirilir ve risk seviyeleri güncellenir. Bu ritim yönetilen hizmet kapsamında yürütüldüğünde kayıt güncel kalır ve uyum çalışmalarına hazır veri üretir.
